DIRECTIVE ADMINISTRATIVE 500

PRÉPARATION DU BUDGET
PRÉAMBULE

Le budget annuel est la composante financière de la planification stratégique du Conseil scolaire. Il ne constitue pas la planification en soi mais plutôt le mécanisme pour atteindre les buts et les objectifs de la planification stratégique.

En tant que partie intégrante du processus de planification, le Conseil scolaire tient à ce que le budget annuel, équilibre les revenus et les dépenses, favorise la décentralisation de la gestion par l’école et respecte les principes de base suivants :

PRINCIPES
1. Le Conseil scolaire s’assure que la direction générale, la secrétaire-trésorière, les directions d’école, le personnel ainsi que les conseils d’école soient consultés avant d’établir ses objectifs annuels et triennaux.
2. L’impact du budget reflète les buts et objectifs établis par le Conseil scolaire.
3. Le budget respecte la gestion par l’école.
4. L’année fiscale du Conseil scolaire s’étend du 1er septembre au 31 août de l’année suivante.

Le budget est donc approuvé par le Conseil scolaire avant le 30 avril, soit quatre (4) mois avant son entrée en vigueur au 1er septembre.

DIRECTIVES GÉNÉRALES
1. La secrétaire-trésorière et la direction générale du Conseil préparent une ébauche de budget qui fait état des revenus et des dépenses considérés essentiels au fonctionnement du système scolaire.
2. Des prévisions budgétaires pour les écoles sont développées par l’administration en collaboration avec les directions d’école.
3. La direction générale, de concert avec le secrétaire-trésorier, élabore des budgets pour les services de transport, pour le fonctionnement et l’entretien des écoles, pour le bureau central et les services du bureau de développement, de promotion et de recrutement.
4. Un budget préliminaire est présenté au Conseil scolaire avant le 1er mars précédant la mise en vigueur du budget.

DIRECTIVE ADMINISTRATIVE 501

IMPLANTATION DU BUDGET

PRÉAMBULE
Le budget approuvé par le Conseil scolaire fournit à l’administration, aux directions d’écoles, aux conseils d’école et au personnel les directives du Conseil scolaire en ce qui a trait à la distribution des fonds disponibles pour l’année scolaire en cours.

L’implantation du budget relève de l’administration du Conseil scolaire, de la direction des écoles et des conseils d’école.

DIRECTIVES GÉNÉRALES
1. La direction générale et le secrétaire-trésorier s’assurent que le budget est implanté conformément aux volontés du Conseil scolaire et aux directives du ministère de l’Éducation.
2. Le secrétaire-trésorier s’assure que les procédures de comptabilité généralement reconnues et approuvées sont appliquées à la comptabilisation des budgets du Conseil scolaire, de l’école et dans toutes les transactions financières exécutées au nom du Conseil scolaire.
3. Aucun changement au budget approuvé ne peut être effectué sans l’approbation préalable du Conseil scolaire.
4. La direction d’école ne peut, en aucune circonstance, engager des dépenses qui dépassent la masse budgétaire assignée à son école sans obtenir au préalable une révision autorisée de son budget.
5. L’affectation des fonds à une école peut subir des ajustements afin d’accommoder la différence entre le nombre des inscriptions réelles et le nombre des inscriptions prévues lors de la préparation du budget.
6. Le secrétaire-trésorier est responsable de tenir à jour les états financiers et d’en faire rapport au Conseil scolaire aux périodes prévues par ce dernier ou sur demande, moyennant un préavis raisonnable.

DIRECTIVE ADMINISTRATIVE 502

ADMINISTRATION DES FONDS DES ÉCOLES

Outre les fonds provenant du Conseil scolaire, des prélèvements de fonds par l’école peuvent générer des sommes d’argent qui doivent être gérées et comptabilisées conformément aux politiques du Conseil scolaire.

Le Conseil scolaire exige que les directions d’école comptabilisent les sommes générées par ses activités de levée de fonds.

DIRECTIVES GÉNÉRALES
1. Les pratiques de comptabilisation doivent répondre aux attentes du Conseil scolaire et ces dernières sont communiquées aux directions d’école par le secrétaire-trésorier.
2. Les écoles comptabilisent en détail tous les montants reçus ou dépensés au niveau de l’école.
3. Les écoles soumettent au secrétaire-trésorier tous les états financiers nécessaires à une vérification annuelle.
4. Tout argent reçu par l’école pour un but précis doit uniquement servir à ce but.
5. Tout argent reçu par l’école qui n’est pas assigné à un but précis doit être déposé dans un compte général.
Cet argent peut être dépensé par la direction d’école selon le budget établi par la direction d’école et le Conseil d’école.
6. Tout montant au compte général peut servir à des fins déterminées par la direction d’école, mais elle doit tenir compte du paragraphe 2 de ces directives.
7. Tout surplus durant l’année peut être investi à court terme dans des comptes d’épargne et/ou déposés en dépôts à terme. L’intérêt accumulé est comptabilisé aux revenus généraux de l’école.
8. Une école et sa direction ne peuvent contracter de dettes ou solliciter des crédits sans l’approbation du Conseil scolaire.

PROCÉDURES
1. Le secrétaire-trésorier fournit toute assistance requise aux écoles dans la préparation des budgets, des livres comptables et de la gérance.
2. Un rapport financier annuel du 1er septembre au 31 août de l’année scolaire est soumis au secrétairetrésorier pour la fin de septembre.
3. La direction d’école peut, en tout temps, demander au secrétaire-trésorier de vérifier les livres comptables de l’école.
4. La direction d’école ou son délégué doit s’assurer, en effectuant des dépôts à la banque, qu’aucune somme excédant cinq cents dollars ne soit gardée à l’école pendant la nuit.
5. La direction d’école ou son délégué est responsable de l’administration de toute somme reçue par l’école.

Toute transaction doit être inscrite dans le livre de comptabilité de l’école.

DIRECTIVE ADMINISTRATIVE 503

LOCATION DE MATÉRIEL DIDACTIQUE & BIEN NON RETOURNÉ

PRÉAMBULE
Le Conseil scolaire met à la disposition des parents un plan de location de matériel didactique afin que tous les élèves aient un accès égal aux manuels obligatoires ainsi qu’à tout autre matériel scolaire requis pour leurs programmes d’études. Ce plan de location est disponible à un coût raisonnable. Le matériel didactique et les manuels requis obligatoirement sont mis à la disposition des élèves et les élèves sont tenus responsables de ceux-ci ainsi que tout autre livre de bibliothèque ou manuel qu’ils empruntent de l’école. Il est raisonnable de s’attendre à ce que les élèves ou leurs parents ou tuteurs assument la responsabilité financière du remplacement des livres perdus ou endommagés.

DIRECTIVES GÉNÉRALES
1. La direction générale, à la suite de consultations avec les directions d’école, fait une recommandation au Conseil scolaire par rapport aux frais de location et de cautionnement qui s’appliqueront uniformément à toutes les écoles.
2. Avant la rentrée scolaire, la direction de l’école envoie à tous ses parents un communiqué leur fournissant les précisions sur le programme de location du matériel didactique.
3. Un parent a le choix d’indiquer son acceptation du plan de location ou d’indiquer son engagement à titre de parent à fournir tout matériel didactique nécessaire pour son (ses) enfant(s).
4. La direction d’école peut dispenser un parent des frais de location si celui-ci peut difficilement les payer.
5. Les frais de location seront établis au prorata des jours inscrits à l’école pendant une année scolaire, divisés par 200.
6. L’élève et le parent assument l’entière responsabilité pour l’entretien, la protection et le retour de tout manuel, livre de bibliothèque ou le matériel didactique emprunté en vertu du plan de location.

PROCÉDURES
Matériel didactique
1. Le matériel scolaire distribué à chaque élève peut comprendre : les manuels de base obligatoires;
1.1 tout le matériel nécessaire pour les études sociales et les sciences;
1.2 des cahiers d’exercices;
1.3 des instruments de musique;
1.4 de l’équipement informatique;
1.5 tout le matériel requis pour l’économie familiale, l’enseignement industriel, l’enseignement de l’art et des affaires.
2. Une liste des manuels ainsi que du matériel scolaire est préparée par le personnel enseignant pour chaque programme d’études offert. L’enseignant(e) y indiquera le coût d’achat pour chaque manuel et matériel didactique qui est fourni aux élèves. Cette information est disponible aux parents.
3. L’école est responsable de la réception des ententes contractuelles et de la perception des frais de location.
4. L’argent des frais de location est versé au service de la comptabilité du Conseil scolaire au plus tard le 15 novembre du premier semestre et le 31 mai du second semestre de chaque année.
5. Seulement l’élève dont le parent a accepté de payer les frais de location recevra le matériel didactique prévu par ce même plan.
6. À la fin de l’année scolaire, le service de comptabilité du Conseil scolaire ajustera les budgets des écoles selon la perception des frais de location.
7. La direction de l’école est responsable de choisir et de mettre en vigueur les procédures appropriées pour la distribution du matériel aux élèves.
8. Le parent assume la responsabilité financière pour le remplacement de matériel perdu ou non retourné.
9. Les frais de location sont payables au service de la comptabilité de l’école au début de l’année scolaire.
10. Le matériel didactique est distribué à l’élève au début de l’année scolaire ou au début du deuxième semestre. Un avis des frais de location accompagné d’une description complète du matériel fourni est envoyé au parent lors de la distribution du matériel.
11. Les frais de cautionnement sont prélevés une fois par semestre au secondaire. À la fin du semestre ou au départ définitif de l’élève de l’école, les frais de cautionnement sont remboursés au parent une fois que tout le matériel didactique est retourné à l’école en bon état.
12. La direction de l’école peut autoriser le parent qui ne peut pas payer les frais de location immédiatement de faire des paiements différés. Le parent doit signer une entente contractuelle à cet effet avec la direction de l’école.

Biens non-retourné
1. Au secondaire, les manuels sont prêtés aux élèves par l’intermédiaire du système informatique de la bibliothèque. Ce système de prêt permet de connaître le nom de l’élève, la date de l’emprunt, et le nombre d’articles empruntés avec leur code à barres. Les élèves doivent retourner les manuels à la bibliothèque tout en s’assurant que le code à barres du manuel doit correspond à celui inscrit dans son dossier de bibliothèque sinon, ce dernier est toujours responsable de l’article non retourné.
2. Les ouvrages distribués en classe, sans passer par la bibliothèque (p. ex. pour l’étude d’un roman) sont sous la gestion de l’enseignant. L’enseignant doit s’assurer que l’ouvrage lui soit retourné sans quoi l’élève perd son privilège de recevoir d’autres ouvrages et cela jusqu’à ce que l’article ait été retourné ou le remboursement de l’article perdu soit acquitté.
3. Les manuels distribués aux élèves au début d’un cours pour la durée du cours sont sous la gestion du préposé à la bibliothèque. À la fin du cours, celui-ci dressera la liste des articles manquants ou détériorés avec le nom de l’emprunteur. Cette liste est acheminée aux enseignants concernés et un sommaire est distribué à tous les membres du personnel. Tout élève qui n’a pas payé pour les articles non retournés perd son privilège de recevoir d’autres manuels de cours pour l’année ou le semestre suivant.
4. Les livres de bibliothèque non retournés sont traités conformément à l’article 2.3 ci-dessus. Dans la mesure du possible, les enseignants titulaires feront les suivis nécessaires auprès des élèves. Tout élève dont le compte est en souffrance se verra retirer ses privilèges d’emprunt de livres de bibliothèque et de manuels.
5. Une facture officielle, où figure le titre et le coût des livres perdus ou endommagés, est émise aux élèves à la fin de chaque semestre. Le coût de remplacement est déterminé par le catalogue le plus récent et ce montant est facturé à l’élève. L’élève ou son parent doivent s’acquitter de toute dette envers la bibliothèque.
6. Les paiements doivent être acheminés au bureau central, où un reçu sera émis. Le personnel de la bibliothèque signalera aux enseignants et à l’administration le nom des élèves dont la facture est réglée. Les fonds reçus pour le remboursement de livres, manuels ou article seront affectés à un compte destiné au remplacement de manuels et de livres de bibliothèque.
7. Les élèves et leurs parents ont le droit de contester les frais exigés, d’abord à l’enseignant, puis à la direction d’école, et finalement au bureau central. La liste des articles non retourné est envoyée au bureau du Conseil au fur et à mesure afin que les remboursements et retenues de frais de manuels soient effectués de façon appropriée. Des dossiers sont également tenus à la bibliothèque.
8. Cette politique s’applique également au personnel et aux usagers de la communauté. Le personnel et les usagers de la communauté qui empruntent de l’équipement, des ordinateurs, etc. doivent avoir une permission écrite de l’administration. L’équipement ou le matériel perdu ou endommagé est facturé aux parties responsables.
9. Tout autre bien de l’école qui n’est pas nécessairement étiqueté par un code à barres (p. ex. uniformes, matériel de classe, équipement) est traité de la même façon. Les élèves, les parents, le personnel et les usagers de la communauté doivent s’acquitter du coût de remplacement.

DIRECTIVE ADMINISTRATIVE 504

FRAIS D’ENRICHISSEMENT
Depuis plusieurs années des frais d’enrichissement sont exigés des parents afin de combler le manque à gagner des conseils scolaires.

Le Conseil scolaire établit les frais de scolarité requis pour le maintien des activités et des programmes facultatifs.

DIRECTIVES GÉNÉRALES
1. Chaque année les écoles déterminent les coûts additionnels encourus pour le maintien des activités facultatives et en font la recommandation au Conseil scolaire.
2. Le Conseil scolaire établit des frais d’enrichissement uniformes pour toutes les écoles du Conseil scolaire à sa réunion régulière en mai.
3. Les frais d’enrichissement peuvent servir à défrayer :
3.1 du matériel et des activités requis par les classes de la maternelle;
3.2 les coûts de repas requis pour accommoder un cours enseigné à l’extérieur de l’école;
3.3 les dépenses de séjour (logement et alimentation) requises pour encadrer un voyage de plus d’une journée;
3.4 les frais normaux pour les activités requérant des aménagements ou de l’équipement n’appartenant pas au Conseil (à titre d’exemple : quilles, badminton, ski, etc.);
3.5 les effets scolaires qui sont ordinairement fournis par le parent (à titre d’exemple : gomme à effacer, colle, crayons, cahiers, etc.) mais qui peuvent être fournis par l’école;
3.6 le transport particulier et les autres coûts associés aux activités culturelles; et
3.7 le bois, les métaux, etc. qui sont requis pour les projets personnels et/ou destinés à un usage privé.
4. L’autorisation d’imposer des frais d’enrichissement est acquise pour toute activité prévue lors de la préparation du budget. Cette activité fait donc partie du programme d’études et du cycle budgétaire. Une activité désirable non prévue par la planification initiale devra faire l’objet d’une demande particulière et les frais requis pour l’activité devront être autorisés par une demande au Conseil scolaire soumise cinq semaines avant la mise en marche de l’activité prévue.
5. Certains frais non requis par les programmes d’études peuvent être payés par l’élève, soit:
5.1 l’adhésion à une association étudiante;
5.2 les frais de participation à un club étudiant;
5.3 les frais de location ou d’achat d’un cadenas; et,
5.4 l’achat d’annuaire.
6. Les frais non-prévus aux programmes d’études ne requièrent pas l’approbation au préalable du Conseil scolaire. Cependant, la direction de l’école avisera la direction générale avant le 1er septembre de chaque année s’il y a de tels frais.
7. Les écoles sont responsables de la perception de tous les frais d’enrichissement. Ces frais seront perçus de la même façon que les frais de location de matériel didactique.

DIRECTIVE ADMINISTRATIVE 505

PROCÉDURES D’ACHAT

L’ensemble des administrateurs sont responsables d’implanter les procédures d’achats afin de maximiser la valeur des montants dépensés.

DIRECTIVES GÉNÉRALES
1. En tant qu’institution publique, le Conseil scolaire invite tout fournisseur à faire des soumissions en réponse aux besoins du Conseil scolaire.
2. Le Conseil scolaire tentera d’obtenir la meilleure valeur disponible afin de maximiser les économies au bénéfice de son système scolaire. On considèrera la réputation et l’expérience du fournisseur, sa capacité à livrer selon des paramètres préalablement établis et son habileté à fournir des services après vente. Le degré de satisfaction obtenu antérieurement sera considéré.
3. Compte tenu de l’équivalence des services obtenus, la politique du Conseil scolaire encourage les entreprises ou les fournisseurs de service en considérant les facteurs suivants : disponibilités des services en français, et la contribution à l’économie régionale.
4. Par souci d’efficacité et d’économie, le Conseil scolaire encourage les écoles à placer, dans la mesure du possible, des commandes regroupées.
5. Tout achat autorisé par le secrétaire-trésorier ou par toute autre personne au nom du Conseil scolaire sera la propriété du Conseil scolaire.

PROCÉDURES
1. Le secrétaire-trésorier est responsable d’établir et de garder à jour les procédures d’achat selon les critères suivants :
1.1 Les bons de commande doivent être approuvés par les personnes responsables des budgets et soumis au bureau central.
1.2 La personne responsable d’un budget qui requiert une soumission déterminera les détails pour l’appel d’offre.
1.3 Les marques de compagnie et les numéros de série peuvent être soumis aux compétiteurs afin qu’ils puissent fournir une alternative équivalente.
2. Les critères suivants s’appliqueront à l’obtention de prix pour tout achat, y inclus les services professionnels et techniques, les fournitures, les meubles et l’équipement :
2.1 Dans la mesure du possible, deux (2) estimations verbales devront être obtenues.
2.2 Lorsque selon la personne responsable du budget, les circonstances l’exigent, des estimations écrites seront demandées ou le Conseil scolaire fera appel d’offre.
3. Les critères suivants s’appliqueront aux appels d’offre :
3.1 Généralement, la soumission la moins élevée est acceptée. Toutefois, une soumission autre que la moins élevée peut être acceptée si la personne responsable du budget décide qu’il est dans le meilleur intérêt pour le Conseil scolaire de le faire.
3.2 Une liste des soumissions ou des estimations de tout achat ou service requis est conservé dans les dossiers de la personne responsable pour le budget.
3.3 Le nom du soumissionnaire accepté et le montant de sa soumission est dévoilé sur demande.
4. Les critères suivants s’appliqueront aux projets de construction ou d’entretien majeur :
4.1 L’obtention de prix pour les projets de construction ou d’entretien majeur sera selon les exigences de ministère de l’Éducation.
4.2 Pour toute réparation urgente pour cause de feu, bris d’eau, égouts, vandalisme, vent ou dommages électriques, le secrétaire-trésorier prendra toute mesure jugée nécessaire.

Mise à jour : Septembre 2025

DIRECTIVE ADMINISTRATIVE 507

CARTE D’ACHAT

PRÉAMBULE
Le Conseil scolaire reconnait le bien-fondé de mettre en place une procédure pratique pour simplifier les achats et le paiement des dépenses reliées à ses programmes et activités. Le Conseil scolaire permet l’utilisation de cartes d’achat selon les critères établis.

DIRECTIVES GÉNÉRALES
1. La secrétaire-trésorière approuve les demandes de cartes d’achat.
2. Le Conseil scolaire est propriétaire de toutes cartes d’achat destinées à l’utilisation de son personnel.
3. Le détenteur de la carte d’achat est pleinement responsable d’en assurer la sécurité et de gérer les dépenses encourues.

PROCÉDURES
1. La personne faisant demande d’une carte d’achat du Conseil scolaire accepte les conditions qui s’y rattachent en signant le formulaire DA 507.
2. La limite mensuelle initiale de chaque carte d’achat est de 2 500 $. La possibilité d’augmenter ou de diminuer la limite mensuelle sera analysée au besoin.
3. Le retrait d’argent comptant est interdit en tout temps.
4. Afin d’en assurer le paiement, le détenteur de la carte est responsable de soumettre l’état de compte au Conseil scolaire ponctuellement et accompagné d’un reçu (ou autre documentation appropriée) pour justifier chaque dépense. Là où il n’y a pas de documentation, une explication écrite est recommandée aucun paiement ne sera effectué en absence de preuve d’achat appropriée.
5. Le Conseil scolaire pourra facturer le détenteur de la carte pour tous frais d’intérêt causés par un retard de sa part.
6. Il est interdit d’utiliser une carte d’achat du Conseil scolaire à des fins personnelles.

PROCÉDURE LORS D’UN ACHAT
1. Inscrire une description et la nature de l’achat sur le reçu.
2. Annexer un reçu pour chaque dépense inscrite à l’état de compte.
3. Signer l’état de compte pour confirmer que les achats soumis ont été effectués à l’intention d’un programme du Conseil scolaire.
4. Soumettre ponctuellement toute la documentation nécessaire au Conseil scolaire pour assurer le paiement dans les délais prescrits.

Mise à jour : Septembre 2025

Formulaire DA 507

DIRECTIVE ADMINISTRATIVE 509

DONS À L’ÉCOLE

PRÉAMBULE
Le Conseil scolaire peut accepter des dons qui peuvent servir à mettre en valeur et à enrichir le travail de l’école.

DIRECTIVES GÉNÉRALES
Le Conseil scolaire adopte comme politique générale d’inciter les personnes qui désirent faire un don à considérer un don d’équipement ou de services qu’il serait difficile de se procurer au moyen de fonds publics.

1. Tout bien corporel donné à l’école devient la propriété du Conseil scolaire et est assujetti aux contrôles et règlements qui régissent les autres biens appartenant à l’école.
2. Les dons de biens ou de services qui peuvent entraîner des frais d’installation ou d’entretien considérables, ou un engagement financier initial ou continu de fonds scolaires, seront soumis à l’étude et à l’approbation du Conseil par la direction générale dans le cadre du processus budgétaire annuel.
3. Tout groupe qui prévoit mobiliser des fonds en vue de faire un don à l’école devra d’abord consulter la direction d’école et la direction générale pour connaître les besoins de l’école.

DIRECTIVE ADMINISTRATIVE 510

EMBAUCHE DE SERVICES PROFESSIONNELS

PRÉAMBULE
La gestion d’un système scolaire repose sur le fonctionnement efficace d’une organisation où les ressources ou services inexistants à l’intérieur du système peuvent, lorsque nécessaires, être obtenus à l’extérieur du système selon une démarche transparente et imputable.

Les décisions concernant l’achat de ressources ou de services à l’extérieur du système scolaire sont effectuées selon un processus transparent et imputable.

DIRECTIVES GÉNÉRALES
Lorsque plusieurs organismes peuvent répondre aux attentes du Conseil, le choix d’un organisme est effectué en considérant l’ensemble des facteurs suivants :
1. l’expertise et l’expérience requises;
2. la disponibilité à offrir les services requis ou à procurer les ressources demandées selon l’échéancier établi par le Conseil;
3. les prix/tarifs compétitifs;
4. l’offre des services en français (lorsque requis);
5. la contribution à l’économie régionale.

DIRECTIVE ADMINISTRATIVE 511

APPEL D’OFFRE

PRÉAMBULE
Le Conseil scolaire croit que le recours aux services de contractuels peut efficacement répondre à certains de ses besoins. Comme le mandat du Conseil scolaire est de promouvoir la langue, la culture et le développement des communautés francophones, le Conseil scolaire, tout en recherchant les services les plus économiques, considèrera accorder une préférence envers :
1. le contractuel qui habite dans la communauté où le service est requis; et,
2. le contractuel qui fournit le service requis en français.

Le Conseil scolaire délègue l’autorité de faire des appels d’offres, de négocier et de signer des contrats de service à la direction générale et ce, conformément aux directives et procédures établies.

DIRECTIVES GÉNÉRALES
1. La direction générale ou son délégué pourra faire un appel d’offres de services lorsque le besoin se manifeste.
2. La direction générale ou son délégué prend en considération la réputation du contractuel, c’est-à-dire son habileté à fournir un service efficace et de haute qualité.
3. Les contrats sont accordés pour une période d’un an et sont renouvelables pour un terme maximum de cinq ans. Après ces cinq ans, le conseil peut effectuer un nouvel appel d’offre.

Un contractuel qui termine cinq ans de service auprès du conseil peut soumettre une nouvelle offre de services.

PROCÉDURES
1. Le Conseil scolaire annonce publiquement tous les services contractuels en appel d’offre.
2. L’offre du contractuel est valide pour une période de 35 jours après la date de la fermeture des appels à l’offre.
3. La soumission la plus base sera acceptée sauf si :
3.1 Le conseil peut démontrer que celle-ci contient une erreur; ou
3.2 celle-ci n’est pas complète ou qu’elle n’a pas été préparée et/ou soumise conformément aux exigences du conseil;
3.3 ou le conseil peut démontrer que la réputation du contractuel à respecter ses obligations n’est pas fiable et met en péril la qualité des services à offrir.

DIRECTIVE ADMINISTRATIVE 512

SIGNATAIRES AUTORISÉS
Le Conseil scolaire doit légitimer toute transaction monétaire et toute action officielle en nommant des signataires. La présidence et la vice-présidence ainsi que la direction générale et le tésorier général sont les signataires autorisés par le Conseil scolaire.

DIRECTIVES GÉNÉRALES
1. La présidence ou la vice-présidence doit signer tout document ayant trait aux transactions financières et immobilières.
2. La signature de la présidence doit être contresignée par le trésorier général ou la direction générale.
3. Tout contrat d’affaire qui engage des sommes non prévues au budget doit être signé tel que prévu aux #1 et au #2.
4. Tout autre contrat, transaction ou engagement prévu aux politiques et/ou au budget peut être signé par la direction générale et/ou le trésorier général.
5. La direction générale et le trésorier général établiront leur mode de fonctionnement en matière de pratiques relatives aux signatures officielles en se conformant aux procédures suivantes.

PROCÉDURES
1. Paiement de salaires
1.1 Les paiements de salaires aux employés sont faits par dépôt direct à un compte désigné
préalablement par l’employé.
1.2 Le rapport mensuel de la paie est soumis au trésorier général et à la direction générale pour vérification.
2. Chèques
2.1 Lorsque possible, le paiement des comptes payables du Conseil scolaire est fait dépôt direct. Si le paiement est fait par chèque, il comprend la signature de deux des signataires autorisés.
2.2 Les remboursements au personnel du Conseil sont faits par dépôt direct.
2.3 Un processus de contrôles internes précèdera l’approbation du paiement des dépenses.
3. Contrats
3.1 La présidence ou la vice-présidence et le trésorier général ou la direction générale sont autorisés à signer les contrats et autres documents juridiques.
3.2 Tout contrat d’emploi conclu avec le trésorier général est signé par la direction générale.
3.3 Tout contrat d’emploi conclu avec un enseignant est approuvé et signé par la direction générale.
3.4 Tout contrat d’emploi conclue avec le personnel de soutien est approuvé et signé par le
trésorier général ou la direction générale.
3.5 Tout contrat de service offert à un contractant est approuvé et signé par la direction générale ou le Trésorier général.
3.6 Tout contrat de service de courte durée et pour un service qui est directement relié à l’enseignement est approuvé et signé par la direction générale.
4. Autorisation de signatures pour les transactions bancaires
La présidence ou la vice-présidence, ainsi que la direction générale ou le trésorier général, sont autorisés à retirer, accepter, signer, contresigner, faire et accepter de payer tous les emprunts, lettres de change, billets provisoires et paiements d’argent; de payer et de recevoir tout montant et d’en donner quittance;
d’assigner et de transférer à l’institution bancaire, avec laquelle le Conseil scolaire transige, toute action, bon ou autre emprunt garanti et transiger avec celle-ci toute transaction pour et au nom du Conseil scolaire.
5. Subventions
La direction générale et/ou le trésorier général sont autorisés à signer et à soumettre aux gouvernements provincial et fédéral toutes les demandes de subventions ainsi que tous les documents qui s’y rapportent.
6. Écoles
Le trésorier général a l’autorisation d’approuver les procédures pour les écoles concernant les signatures autorisées pour les comptes de banque, bons de commande, formulaires pour réquisition de chèque ou autre procédure administrative.
7. Autre
La direction générale et/ou le trésorier général sont autorisés à signer des documents là où un signataire spécifique n’est pas requis par les politiques, règlements ou directives administratives existants.

Mise à jour : Mars 2025

DIRECTIVE ADMINISTRATIVE 513

ADMINISTRATION DES PETITES CAISSES

PRÉAMBULE
Les bureaux du Conseil scolaire ainsi que les écoles doivent faire certaines dépenses minimes. Les petites caisses facilitent l’achat de quantités minimes de matériel. Le Conseil scolaire reconnaît le besoin d’établir des petites caisses dans chacune des écoles et dans chacun des bureaux du conseil scolaire.

DIRECTIVES GÉNÉRALES
1. La secrétaire-trésorière approuve une petite caisse pour chacune des écoles et pour chacun des bureaux du Conseil scolaire.
2. La secrétaire-trésorière fixe un montant et permet que toute dépense inférieure à ce montant soit payée de la petite caisse.
3. Les petites caisses ne peuvent pas être utilisées pour payer des factures récurrentes.
4. La direction d’école nommera une personne responsable pour la petite caisse de son école. La secrétairetrésorière nommera une personne responsable pour chaque petite caisse des bureaux du Conseil scolaire.
5. Chaque personne responsable d’une petite caisse est personnellement garante des sommes qui lui sont versées.
6. La secrétaire-trésorière est autorisé à renflouer la petite caisse à un montant égal aux reçus soumis et payés pour les dépenses encourues sur demande de la direction d’école.
7. Mensuellement, un « Accounts Payable Voucher » des transactions de la petite casse sera envoyé à la secrétaire-trésorière par la direction de l’école. Une copie des pièces justificatives appropriées seront affixées au bordereau.

DIRECTIVE ADMINISTRATIVE 514

FONDS GÉNÉRÉS PAR L’ÉCOLE

PRÉAMBULE
Le Conseil reconnaît que les activités génératrices de revenus supplémentaires (ci-après appelées « prélèvement de fonds »), destinées à soutenir les programmes, peuvent rehausser la qualité des services éducatifs.

Les fonds ainsi recueillis doivent profiter aux élèves, rehausser la qualité et la pertinence de l’éducation et contribuer à former des citoyens responsables.

Les activités de financement doivent s’effectuer dans le respect des intérêts fondamentaux des élèves, du personnel, de l’école et de la communauté – sans jamais nuire aux activités du programme d’études.

Le Conseil scolaire autorise la tenue d’activités de prélèvement de fonds dans le but de suppléer aux besoins de l’enseignement.

DIRECTIVES GÉNÉRALES
1. Les fonds recueillis sont destinés à suppléer au financement public de l’éducation – et non à le remplacer.
2. Les fonds recueillis ne doivent pas servir à des fins strictement didactiques ou à dispenser les éléments de l’éducation de base – en bref, à enseigner les cours obligatoires.
3. Les fonds recueillis ne sont pas destinés au personnel.
4. Les décisions relatives aux activités de prélèvement de fonds et à l’utilisation des fonds recueillis doivent être approuvées par la direction de l’école.
5. La participation aux activités de prélèvement de fonds doit être strictement volontaire. Aucun élève ne sera exclu d’un évènement ou programme du fait de la non-participation des parents.
6. Les élèves ne doivent participer aux activités de prélèvement de fonds qu’avec l’autorisation des parents.

Les activités de prélèvement de fonds ne doivent présenter aucun danger pour les participants.

La direction doit :
6.1 Approuver l’activité de prélèvement de fonds
6.2 Approuver l’utilisation des fonds générés par l’activité
6.3 Identifier les responsables de l’activité de prélèvement de fonds et communiquer cette information au public.
7. Activités de prélèvement de fonds organisés par le Conseil d’école ou des groupes de la communauté
7.1 Tout groupe qui prélève des fonds pour l’école doit se conformer aux principes de comptabilités courants et acceptés et,
8. La direction d’école et le personnel de l’école ne peuvent être nommés signataires autorisés pour les comptes de ces regroupements.

Gestion des fonds générés par l’école
8.1 La direction de l’école est responsable de gérer les fonds générés par l’école;
8.2 Toutes les transactions sont comptabilisées dans le système de l’école et font l’objet de la vérification du Conseil et du vérificateur;
8.3 Les états financiers portant sur les activités de prélèvements de fonds de l’école doivent être communiqués au Conseil;
8.4 Le Conseil scolaire a l’obligation de rendre compte annuellement des fonds générés par l’école.

DIRECTIVE ADMINISTRATIVE 515

FRAIS SCOLAIRES

INTRODUCTION
Le Conseil scolaire Centre-Est ne réclame pas aux parents de frais scolaires de base. Il est toutefois possible pour ses écoles de facturer aux parents des frais visant à couvrir une partie des coûts reliés à des cours optionnels, des activités parascolaires ou sportives, ou des sorties éducatives, par exemple.

Avant le début de chaque année scolaire le Conseil affichera sur son site Web toute information relative aux frais scolaires.

DIRECTIVES GÉNÉRALES
1. Lors de la planification de la prochaine année scolaire, la direction d’école doit consulter les parents avant d’établir, augmenter ou réduire les frais scolaires. Lors de cette consultation, la direction doit justifier les frais proposés dans la liste.
2. La liste de chaque frais scolaire est déterminée par le Conseil avant le début de l’année
scolaire.
3. Les frais scolaires doivent être établis de manière à ne pas créer de surplus pour l’école et être utilisés pour les fins pour lesquelles ils ont été collectés.
4. Les directions ne chargeront pas de frais additionnels en cours d’année. Tout matériel
éducatif de base doit être fourni par l’école.
5. Un élève ne doit jamais être empêché de participer à une activité en raison du non-paiement de ses frais scolaires.
6. Le montant des frais scolaires réclamés par l’école doit être communiqué aux parents avant le début de l’année scolaire, de même que la date limite pour en faire le paiement. Ils doivent également être affichés sur chacun des sites web des écoles du Conseil scolaire avant le début de l’année scolaire.
7. Les parents doivent être encouragés à faire le paiement des frais scolaires à l’aide du système School Cash Online.
8. Si un enfant se retire d’un programme, d’un service ou d’une activité, les parents se feront
rembourser le restant du montant selon ce qui a déjà été dépensé pour l’enfant. Les parents
peuvent réclamer ce montant par écrit auprès de la direction d’école qui doit approuver le
remboursement.
9. Les directions d’école doivent s’assurer que les parents sont informés de la possibilité de faire éliminer les frais scolaires demandés pour une année scolaire.
10. À la demande d’un parent qui éprouve des difficultés à acquitter les frais scolaires réclamés, la direction d’école peut :
1. Mettre en place des ententes de paiement pour l’acquittement des frais scolaires, s’ils
ne peuvent pas être réglés en un seul paiement. Les versements peuvent être faits;
1.1 À l’aide du système School Cash online;
1.2 En remettant une série de chèques faits à l’ordre de l’école;
1.3 En argent comptant.
2. Exempter un parent de payer ces frais, en tout ou en partie, s’il est dans
l’impossibilité d’acquitter le montant complet réclamé par l’école. (Formulaire
515-A)
2.1 Si la direction exempte un parent de payer les frais, ceux-ci seront payés à même
le budget de l’école.
11. Un compte est en souffrance lorsqu’aucun paiement n’a été reçu ou qu’aucun arrangement n’a été pris avec la direction d’école avant l’échéance du paiement. En cas de compte en souffrance, l’école :
1. Fera parvenir un avis écrit aux parents pour les mettre au courant de la situation et
leur rappeler que le paiement doit être effectué ou encore des arrangements doivent
être pris avec la direction d’école dans les 15 jours qui suivent.
2. Fera parvenir un deuxième avis écrit aux parents, lorsque la situation n’a pas été
réglée dans les 30 jours de l’envoi du premier avis.
12. En cas de transfert d’un élève dans une école opérée par un autre conseil scolaire, les parents peuvent demander un remboursement des frais scolaires. Ces demandes seront traitées par la direction d’école, en fonction des circonstances. Le remboursement peut être calculé au prorata du nombre de jours écoulés dans l’année scolaire ou en fonction de la durée d’un cours, s’il y a lieu.

Références : Articles 12, 57 – Education Act , School Fees Regulation 95/2019

Politique 2.1 du Conseil scolaire Centre-Est

Révisée Novembre 2023

515A – FORMULAIRE DE DEMANDE POUR L’ÉLIMINATION DE FRAIS SCOLAIRES

DIRECTIVE ADMINISTRATIVE 520

ACHAT D’ORDINATEUR/ÉQUIPEMENT TECHNOLOGIQUE

PRÉAMBULE
Le Conseil scolaire reconnaît le bien-fondé d’un personnel hautement connaissant et à la fin(e) pointe de la technologie. Dans le but d’encourager son personnel à se familiariser avec l’informatique, le Conseil scolaire offre, à travers son programme de location/achat d’équipement technologique, la possibilité d’acheter un ordinateur personnel ou de l’équipement technologique sans intérêt.

DIRECTIVES GÉNÉRALES
Tout membre du personnel peut accéder au programme d’achat/location d’équipement technologique que le Conseil offre à condition de remplir les conditions énumérées ci-dessous.
1. L’employé doit détenir un contrat.
2. Le montant de l’achat ne doit pas dépasser un mois de son salaire net ou 2 500 $ (le moindre des deux montants)
3. L’employé doit remplir le formulaire DA 520A et doit obtenir l’approbation du technicien en informatique pour participer au programme.
4. L’employé doit, dans un premier temps, payer l’achat de l’équipement.
5. L’employé, par la suite, soumet sa facture au technicien en informatique et un contrat de
location/achat est préparé (formulaire DA 520B).
6. Seulement l’achat initial fera parti du contrat et aucun achat subséquent ne sera considéré par la suite.
7. L’employé signe le contrat de location/achat. Le montant mensuel de location/achat est déduit du salaire de l’employé. Une fois le contrat signé, un remboursement de la facture au montant approuvé est versé à l’employé.
8. L’employé a jusqu’à 24 mois pour rembourser le montant total de l’achat.

DIRECTIVE ADMINISTRATIVE 550

IMMOBILISATION

PRÉAMBULE
Le traitement des immobilisations, aux fins de la comptabilité, doit être conforme aux principes comptables généralement reconnus (PCGR). Les valeurs sont immobilisées et amorties conformément aux PCGR, reconnues dans le manuel de l’Institut canadien des comptables agréés (ICCA) et dans le manuel Program Accounting and Reporting Manuel (PAR) de l’Association of School Business Officials of Alberta (ASBOA).

DIRECTIVE ADMINISTRATIVE 551

ENTRETIEN DES ÉDIFICES ET DU TERRAIN

Le Conseil scolaire est responsable d’assurer des édifices et des terrains convenables pour ses programmes éducatifs.

Le Conseil scolaire maintient ses édifices et ses terrains aux normes en vigueur pour les édifices scolaires.

DIRECTIVES GÉNÉRALES
1. Les étudiants, le personnel et la communauté ont accès à des édifices et des terrains propres, sécuritaires, agréables et équipés de façon à répondre aux besoins éducatifs des élèves.
2. Un programme d’entretien des édifices et des terrains est en place. Ce programme inclut des listes de tâches, des attentes clairement définies et un processus d’évaluation.
3. Le financement provenant du « Infrastructure Maintenance and Renewal Program (IMRP) » sert à répondre aux besoins affectant la santé et la sécurité, la programmation et l’esthétique des édifices et terrains selon cet ordre respectif de priorité.

PROCÉDURES
Le travail d’entretien des édifices et des terrains du conseil scolaire est géré selon l’urgence des besoins conformément aux catégories suivantes.

Priorité des tâches d’entretien et d’opération
1. Urgences (problèmes pouvant potentiellement affecter l’intégrité des édifices et la sécurité des personnes qui les fréquentent)
1.1 Les requêtes sont transmises au bureau central verbalement.
1.2 L’échéancier visé – très court.
Ces requêtes sont considérées dès leur réception au bureau et les coûts qui y sont associés sont facturés au budget de l’entretien des édifices.
2. Entretien régulier (problèmes de nature préventifs et réguliers)
2.1 Les requêtes proviennent de la direction d’école par moyen du formulaire DA 570 « Demande entretien » et sont transmises au bureau central par télécopieur, courrier ou courrier électronique.
2.2 L’échéancier visé – environ deux semaines.
Ces requêtes sont considérées dès leur réception au bureau et les coûts qui y sont associés sont facturés au budget de l’entretien des édifices.
3. Demandes spéciales (demandes supplémentaires au contrat d’entretien régulier)
3.1 Les requêtes proviennent de la direction d’école par moyen du formulaire DA 570 « Demande entretien » et sont transmises au bureau central par télécopieur, courrier ou courrier électonique.
3.2 L’échéancier visé – environ deux semaines.
Ces requêtes sont considérées en ordre chronologique de réception au bureau et les coûts qui y sont associés sont facturés au budget du demandeur.

DIRECTIVE ADMINISTRATIVE 554

LOCATION DES ESPACES

PRÉAMBULE
Les édifices scolaires servent prioritairement aux besoins d’enseignement et aux activités
relevant du domaine scolaire. Le gymnase, la bibliothèque, les salles de classes et le terrain
de jeux sont utilisés prioritairement pour l’enseignement des élèves du Conseil scolaire ainsi
que pour les activités parascolaires reliées au programme d’enseignement. Les activités
scolaires ou parascolaires auront donc priorité sur les activités ne relevant pas du domaine
scolaire. Le Conseil scolaire encourage l’utilisation des édifices scolaires par la communauté lorsque celles-ci sont disponibles.

Les espaces scolaires peuvent être utilisés pour des activités de la communauté en suivant
les procédures établies. L’ordre de priorité pour l’utilisation des espaces scolaires sera la
suivante:

1. les activités scolaires qui incluent les activités parascolaires;
2. les rencontres de comités de parents affiliés à l’école;
3. les activités de la communauté;
4. les activités sociales;
5. les activités commerciales.

DIRECTIVES GÉNÉRALES

Application
Les demandes d’utilisation d’espace scolaire à des fins non-scolaires seront soumises à la
direction de l’école sur le formulaire DA 554 pour recommandation au Conseil scolaire.
1. Demande de location
Les personnes ou organismes intéressés à louer un espace scolaire adressent leur demande
à la direction de l’école en complétant le formulaire de « Location d’espaces scolaires ».
2. Dépôt de dédommagement
Toute demande de location doit être accompagnée d’un dépôt de dédommagement de 250
$ remboursable après la location si toutes les conditions du contrat ont été respectées.
3. Acceptation ou refus
La direction de l’école recommande l’acceptation ou le refus de la demande de location
au Conseil scolaire.
4. Catégorie
La direction de l’école détermine la catégorie d’activités qui s’applique à la demande de
location.
5. Coûts de location
La direction de l’école identifie les coûts de location selon la catégorie appropriée. Tous
les prix incluent la TPS.
5.1 Activités jeunesse
Cette catégorie inclut les activités pour les enfants ou pour les jeunes qui sont
organisées par les groupes de la communauté et/ou de la paroisse (dans le cas d’une
école catholique).

Gymnase            Tout autre local
École des Beaux-Lacs        20 $/heure        5 $/heure
École Beauséjour                20 $/heure        5 $/heure
École Sainte-Catherine      20 $/heure        5 $/heure
École du Sommet                20 $/heure        5 $/heure
École Voyageur                    20 $/heure        5 $/heure

5.2 Activités pour adulte
Cette catégorie inclut toutes les activités de programmation, les activités récréatives ou
les activités sociales pour les adultes.

Gymnase            Tout autre local
École des Beaux-Lacs        40 $/heure        10 $/heure
École Beauséjour                40 $/heure        10 $/heure
École Sainte-Catherine      40 $/heure        10 $/heure
École du Sommet                40 $/heure        10 $/heure
École Voyageur                    40 $/heure 10 $/heure

5.3 Activités commerciales
Cette catégorie inclut des activités à but lucratif lorsque les organisateurs demandent un
prix d’admission.

Gymnase            Tout autre local
École des Beaux-Lacs         165 $/heure      40 $/heure
École Beauséjour                 165 $/heure      40 $/heure
École Sainte-Catherine       165 $/heure     40 $/heure
École du Sommet                 165 $/heure     40 $/heure
École Voyageur                     165 $/heure     40 $/heure

6. Coûts supplémentaires
6.1 Accès aux locaux :
Afin d’assurer un accès adéquat aux locaux, un montant supplémentaire de 40$ /jour sera
ajouté au contrat de location pour les locaux.
6.2 Sécurité :
Afin d’assurer la sécurité de l’édifice, une des alternatives suivantes doit s’appliquer à
toute demande :
a) Pour la sécurité assurée par le Conseil scolaire :
20 $ / heure pour chaque heure de surveillance, ou
b) Pour la sécurité assurée par le locataire :
Soumettre la liste des personnes assignées à la sécurité au Conseil scolaire pour
approbation une semaine avant l’activité.
6.3 Nettoyage / Préparation de salle
Afin d’assurer un niveau acceptable de propreté, une des options suivantes doit
s’appliquer à toute demande :
a) Pour le nettoyage assuré par le Conseil scolaire :
30 $ / heure pour chaque heure effectuée au nettoyage, ou
b) Pour le nettoyage assuré par le locataire :
Soumettre le nom de la personne responsable du ménage pendant et après l’activité.
Une inspection obligatoire au taux de 30$/heure sera effectuée par le concierge du
Conseil scolaire après l’activité. Si le nettoyage ne rencontre pas les normes du
Conseil scolaire, des frais de 30$/heure seront chargés pour effectuer le travail
nécessaire.
7. Revêtement du plancher
Lorsqu’une demande de location nécessite l’utilisation du revêtement de plancher du
gymnase, les taux suivants s’appliqueront :
7.1 50 $ / jour pour l’utilisation du revêtement et;
7.2 160 $ pour l’installation et l’enlèvement du revêtement.
8. Locaux spécialisés
8.1 Laboratoire d’ordinateur : (Entente à négocier avec le Conseil scolaire.)
8.2 Cuisine professionnelle :
a) 50 $ / heure (avec accès à l’équipement), ou
b) 30 $ / heure (sans accès à l’équipement).
9. Responsabilité légale
Le locataire s’engage à rembourser le Conseil scolaire pour toute perte ou tout dommage
causé à l’équipement ou au local pendant la période de location. Le locataire est
responsable d’obtenir les assurances nécessaires pour couvrir toutes poursuites légales
afférentes aux activités tenues dans les locaux loués. (minimum de 2 millions $)
10. Acceptation de la demande
La trésorière a la responsabilité finale d’accepter ou de refuser une demande de location.
Une fois la demande acceptée, la direction de l’école a la responsabilité de faire les
arrangements nécessaires au niveau de l’école pour accommoder la location.
11. Facturation
L’école fait parvenir une copie du formulaire de location dûment rempli, accompagné du
dépôt, au bureau du Conseil scolaire. Le chèque de dépôt est écrit au nom du Conseil
scolaire Centre-Est et déposé au compte de l’entretien des édifices. La facturation est
assurée par le Conseil scolaire. Le revenu est crédité au compte de l’entretien des
édifices.

• FORMULAIRE – 554 – LOCATION DES ESPACES

DIRECTIVE ADMINISTRATIVE 555

DISPOSITION DE MEUBLES, ÉQUIPEMENT ET MATÉRIEL EN SURPLUS

PRÉAMBULE
Le Conseil scolaire aura à disposer de meubles, d’équipement ou d’articles devenus superflus ou désuets. Le Conseil scolaire se munit d’une démarche claire et précise à suivre pour disposer d’équipement, de meubles et matériaux superflus ou désuets. La disposition et le remplacement d’équipement seront gérés soit par l’entremise des budgets d’école, des budgets de l’entretien ou encore des budgets de l’administration centrale.

DIRECTIVES GÉNÉRALES
1. La direction d’école ou la secrétaire-trésorière révise périodiquement l’inventaire des véhicules, de l’équipement, des meubles, des matériaux et des manuels scolaires afin de déterminer si ces biens sont périmés ou en surplus. Le matériel sera déclaré comme étant en surplus ou périmé si il est obsolète, non-utilisé ou irréparable à moins de dépenses élevées, ou encore, si des changements font en sorte que ce matériel est inapproprié pour les programmes.
2. La disposition de biens ou de propriétés évalués à plus de 50 000$ soit se conformer aux dispositions du règlement 86/2019, Disposition of Property Regulation.
3. Si la valeur des biens en surplus est évaluée à moins de 50 000$, la secrétaire-trésorière détermine si ceux-ci
3.1 peuvent être utilisés comme échange contre l’achat d’un autre bien semblable.
3.2 peuvent être utilisés dans une autre école, et en assure le transfert.
3.3 peuvent être vendus au public, soit à un individu ou aux enchères, dans un processus transparent.
3.4 peuvent être donné à un organisme sans but lucratif.
3.5 doivent être recyclés puisque les objets ne sont plus utilisables.
4. Les personnes suivantes seront impliquées dans la prise de décision en ce qui concerne la valeur et la disposition de matériel, selon le genre de matériel :
4.1 La direction de l’école,
4.2 La direction des services technologiques,
4.3 Le superviseur des infrastructures,
4.4 La secrétaire-trésorière.
5. Le matériel lié aux technologies de l’information
5.1 Dans le but de respecter les exigences de la Freedom of Information and Protection of Privacy Act, si le matériel contient des données (un disque dur d’un réseau ou d’un ordinateur, un téléphone cellulaire, un photocopieur, disque USB, lecteur de disques vidéos, etc), il est impératif que les données soient
enlevées, que ce soit via un reformatage ou par une manœuvre physique.
5.2 La direction des services technologiques coordonnera la disposition du matériel technologique après en avoir présenté son plan à la secrétaire-trésorière.
5.3 Les téléphones cellulaires non-utilisés sont entreposés par la direction des services
technologiques.
5.4 Les employés qui quittent le Conseil peuvent acheter le téléphone cellulaire ou le matériel
informatique qui avait été mis à leur disposition. La valeur marchande sera calculée par la direction des services technologiques, basée sur la valeur originale et amorti sur la durée de vie du matériel.
6. La secrétaire-trésorière s’assurera qu’un registre soit tenu afin de faire un bilan, annuellement, à la direction générale et au Conseil des élus.

Références
Articles 33, 52, 53, 68, 222 Education Act
Disposition of Property Regulation 86/2019
Révision : Le 8 septembre 2021

DIRECTIVE ADMINISTRATIVE 557

SYSTÈME D’INFORMATION SUR LES MATIÈRES DANGEREUSES UTILISÉES AU TRAVAIL (SIMDUT)

PRÉAMBULE
Tous les établissements du Conseil scolaire doivent se conformer au SIMDUT et aux règlements énoncés cidessous.

DIRECTIVE
1. Tous les établissements du Conseil scolaire doivent se conformer au SIMDUT, qui comprend :
1.1 la loi sur les produits dangereux;
1.2 le règlement sur les produits contrôlés;
1.3 le règlement sur le contrôle des renseignements relatifs aux matières dangereuses;
1.4 la loi albertaine sur la santé et la sécurité au travail (Occupational Health and Safety Act);
1.5 le règlement albertain sur les substances dangereuses (Chemical Hazards Regulations).
2. La direction d’école, le secrétariat, la personne en charge des opérations et le concierge doivent :
2.1 se familiariser avec le SIMDUT;
2.2 veiller à ce que le classeur du SIMDUT de l’école soit tenu à jour;
2.3 chaque année, en septembre, passer les exigences du SIMDUT en revue avec le personnel;
2.4 veiller à faire un inventaire annuel des produits chimiques;
2.5 veiller à ce que les fiches signalétiques soient mises à jour.
3. Le personnel du Conseil scolaire concerné doit participer à des programmes d’information sur le SIMDUT fournis par le Conseil scolaire.
4. Tout membre du personnel du Conseil scolaire ayant des questions au sujet du SIMDUT devrait communiquer avec la personne responsable du dossier santé et sécurité au travail, la direction d’école ou la secrétaire.
5. Il appartient à la personne responsable du dossier santé et sécurité au travail :
5.1 d’élaborer un programme d’éducation aux employés du Conseil scolaire au sujet du SIMDUT;
5.2 d’organiser la mise en œuvre des programmes du SIMDUT;
5.3 de fournir à la direction d’école les derniers documents produits à propos du SIMDUT.

DIRECTIVE ADMINISTRATIVE 558

TRANSPORT ET MANUTENTION DE MARCHANDISES DANGEREUSES

Le transport et la manutention de marchandises dangereuses seront exécutés conformément aux lois provinciales pertinentes et aux lignes directrices suivantes :

1. Définitions
1.1 La manutention comprend :
a) la préparation et l’emballage de marchandises dangereuses en vue de leur expédition; ou
b) l’étiquetage de marchandises dangereuses; ou
c) la réception et le déballage de marchandises dangereuses.
1.2 Le transport comprend le déplacement de marchandises dangereuses d’un point d’expédition jusqu’à un point de destination.
2. La manutention et le transport de marchandises dangereuses doivent être exécutés conformément aux lois provinciales :
2.1 la loi sur le transport et la manutention des marchandises dangereuses (Dangerous Goods Transportation and Handling Act) et le règlement sur le transport et la manutention des marchandises dangereuses (Dangerous Goods Transportation and Handling Regulation) 157/1997.

Toute marchandise dangereuse qui ne comporte pas d’étiquette, de plaque ou de documentation adéquate ne sera ni manipulée ni transportée.

DIRECTIVE ADMINISTRATIVE 560

TRANSPORT SCOLAIRE

PRÉAMBULE
Conformément à l’article 59 de la Education Act (2023), le Conseil scolaire Centre-Est reconnait la nécessité d’offrir un service de transport scolaire pour ses élèves.

Le service du transport scolaire est offert gratuitement aux élèves admissibles afin de faciliter l’accès aux services éducatifs dispensés par le Conseil.

Le cadre de référence suivant est établi dans le but de préciser les obligations et les responsabilités des divers intervenants afin d’assurer un service à la fois efficace, équitable et sécuritaire.

1. PRINCIPES DIRECTEURS :

1.1 HEURES D’EMBARQUEMENT ET DE DÉBARQUEMENT
Les routes sont analysées annuellement dans le but d’optimiser le temps de déplacement des élèves.
1.2 LE SERVICE À LA PORTE
Le service à la porte est établi si des circonstances particulières le justifient. Ces circonstances sont jugées individuellement par le service du transport du CSCE et sa décision s’applique. Les principes à respecter pour ces décisions sont les suivants :
a) Une affectation physique et/ou mentale rend le service à la porte nécessaire;
b) Le service à la porte est clairement nécessaire pour des raisons de sécurité.
1.3 TEMPS DE TRANSPORT
Toutes les mesures sont prises afin de minimiser le temps que les élèves passent en autobus.
Considérations :
a) alterner l’ordre des embarquements/débarquements – matin/soir/jour/ semaine/ mois
b) regrouper les arrêts
c) éviter le service à la porte.
2. RÔLE ET RESPONSABILITÉS DES INTERVENANTS :
2.1 LE SERVICE DU TRANSPORT DU CSCE
a) Il a la responsabilité générale de planifier et gérer l’organisation du transport scolaire.
b) Il négocie les contrats avec les transporteurs privés et les compagnies de transport scolaire.
c) Il établit le devis de transport et contrôle l’exécution des contrats en veillant au respect du
cadre financier adopté par le Conseil.
d) Il supervise le fonctionnement quotidien du transport.
e) Il fournit les directives et procédures requises au bon fonctionnement et en informe les
intervenants concernés.
f) Il effectue les modifications aux circuits, parcours et arrêts.
g) Il intervient auprès de la direction et des transporteurs pour toute question qui les interpelle.
h) Il fournit la liste des élèves transportés aux écoles et aux transporteurs par l’entremise du programme de transport. Il effectue régulièrement la mise à jour de la liste à partir des renseignements fournis par les écoles.
i) Il valide l’admissibilité des demandes d’embarquements ou débarquements autres que le trajet régulier.
2.2 LE TRANSPORTEUR
a) Le transporteur est responsable de l’exécution de son ou ses contrats avec le Conseil.
b) Il est responsable de l’embauche, de la formation de ses conducteurs et de l’accomplissement journalier de leurs tâches, selon les directives établies du Conseil.
c) Il doit aviser ses conducteurs de tout manquement aux règles de sécurité et, s’il y a lieu,
prendre toute action pertinente à la satisfaction du Conseil scolaire dans le cas de négligence
ou manquement grave.
d) Il est responsable de l’entretien et du bon fonctionnement de ses véhicules conformément aux exigences provinciales et de toute autre autorité compétente.
e) Il doit exiger des conducteurs le respect du parcours et des arrêts décrétés par le Conseil scolaire.
2.3 LES CONDUCTEURS OU CONDUCTRICES D’AUTOBUS
a) Les conducteurs d’autobus doivent s’assurer que l’autobus dont ils ont la charge est capable de fonctionnement sûr et sécuritaire sans négliger la propreté essentielle au confort et au bienêtre des passagers.
b) Les conducteurs d’autobus doivent suivre les trajets de routes tels qu’approuvés par le Conseil scolaire.
c) Ils sont responsables de la sécurité et du bienêtre des élèves transportés.
d) Ils sont responsables du maintien de l’ordre et ils doivent veiller à ce que les consignes données soient respectées.
e) En général, le conducteur d’autobus scolaire détient le même degré de responsabilité et le même niveau d’autorité envers les élèves que l’enseignant dans une salle de classe. Ils ont une responsabilité envers l’ensemble des passagers, alors il est justifiable d’agir avec autorité vis-à-vis un élève qui se rend coupable de comportement qui met en cause le confort et/ou la sécurité des autres.
f) Les conducteurs d’autobus doivent faire preuve de respect et de dignité, tant en geste qu’en parole, envers leur clientèle.
g) Ils doivent aviser le transporteur ou le service du transport dans le cas d’un problème majeur selon les procédures convenues.
h) Ils doivent respecter intégralement le code de la route. Toute infraction au code de la route, aux règlements, aux règles de bonne conduite, mettant en danger la sécurité des élèves amènera le retrait sur-le-champ comme conducteur.
2.4 LA DIRECTION D’ÉCOLE
a) La direction d’école communique, au service du transport dans la forme convenue, les informations relatives à sa clientèle.
b) Elle assure une mise à jour continue des changements d’adresses et transmet l’information au responsable du transport au CSCE.
c) Elle assure une surveillance adéquate et sécuritaire des élèves à l’arrivée et au départ des autobus.
d) Elle rappelle les consignes de fonctionnement et de sécurité aux élèves de façon périodique.
e) Elle communique au responsable du transport toute anomalie qui aurait pour effet de diminuer la sécurité et la qualité du service.
f) Elle intervient avec le service du transport dans le règlement des cas de manquements qui peuvent conduire à une suspension du droit au transport.
g) Elle interdit aux élèves qui ne prennent pas l’autobus de se promener sur le terrain de
stationnement réservé aux autobus.
h) Elle s’assure que les sentiers, le stationnement et les zones d’embarquement soient toujours entretenus.
2.5 LES PARENTS
a) Les parents doivent connaitre les règlements et procédures afférents au service de transport.
b) Ils doivent informer leur enfant des règles de conduite et des mesures de sécurité à respecter.
c) Ils sont responsables de leur enfant avant sa montée dans l’autobus et dès qu’il a quitté l’autobus au retour.
d) Ils sont responsables de tout bris ou dommage à la propriété privée ou publique causé par leur enfant.
e) Ils doivent s’assurer que leur enfant se présente à l’arrêt d’autobus à l’avance de l’heure indiquée.
f) Ils doivent inciter leur enfant à redoubler de prudence car parfois il arrive que des conducteurs d’automobile insouciants ne s’arrêtent pas lorsque les feux clignotants d’un autobus scolaire sont en fonction.
g) Ils doivent transmettre soit à la direction d’école ou au responsable du transport toute plainte relative au transport scolaire.
h) Ils doivent participer à la solution de tout différend qui peut se présenter.
i) Ils doivent transporter leur enfant à l’école lorsque celui-ci a perdu ses privilèges de prendre l’autobus.
j) Ils doivent obtenir l’approbation pour tous embarquements ou débarquements autres que le trajet régulier auprès du responsable du transport du CSCE.

2.6 LES ÉLÈVES
Les élèves doivent respecter les différents règlements et observer les consignes relatives au transport scolaire afin d’assurer leur sécurité et celle des autres.
a) Conduite appropriée en attendant l’autobus
• Être habillé convenablement pour la température
• Se présenter à l’arrêt d’autobus à l’avance;
• Attendre à l’arrêt désigné;
• Se tenir éloigné de la route ou de la rue;
• Ne pas pousser ou se bousculer;
• S’approcher de l’autobus seulement quand celui-ci est complètement arrêté;
• Monter à une vitesse raisonnable et sécuritaire en se dirigeant directement à son banc;
b) Conduite appropriée dans l’autobus
• Respecter l’autorité du conducteur;
• Occuper le siège assigné;
• Rester assis;
• Observer les règlements et directives;
• Garder la tête et les mains à l’intérieur de l’autobus;
• Ne pas déranger les autres inutilement;
• S’abstenir de lancer quoi que ce soit;
• Ne rien jeter à l’intérieur ni à l’extérieur de l’autobus;
• Ramasser ses papiers ou déchets;
• Maintenir un silence absolu au chemin de fer;
• Suivre les directives du conducteur ou de la conductrice dans les cas d’urgence;
• Ne jamais fumer, consommer de l’alcool ou des drogues;
c) Conduite appropriée à la descente
• Demeurer à sa place tant que les portes ne sont pas ouvertes;
• S’il est nécessaire de traverser la route, attendre que le conducteur fasse signe que c’est sécurité de traverser.

SITUATION D’URGENCE
2.7 En cas d’urgence, les procédures suivantes s’appliquent:
a) Le conducteur d’autobus scolaire prend la décision quant à la nécessité d’évacuer un autobus et de regrouper rapidement les élèves sur place à l’extérieur de l’autobus dans un endroit sécuritaire.
b) Le conducteur d’autobus scolaire donne aux élèves des directives claires et précises qui sont de nature à éviter les dangers.
c) Les élèves s’efforcent de suivre les directives du conducteur d’autobus scolaire.

3. RÉSOLUTIONS DE DIFFÉRENDS ET APPELS
Tout différend entre le conducteur d’autobus scolaire, les élèves et/ou les parents seront soumis à la direction de l’école. La direction d’école devra tenter de résoudre les différends à ce niveau dans l’esprit de la politique de transport.

4. PROCÉDURES DE RÉSOLUTION
4.1 La résolution de différend entre un conducteur d’autobus scolaire et un élève se fera selon les étapes suivantes:
a) Le conducteur d’autobus scolaire et l’élève se rencontrent pour clarifier et revoir à la lumière de cette directive administrative, les raisons du différend et les avenues de solution. En général, le conducteur d’autobus scolaire détient le même niveau de responsabilité et d’autorité qu’un enseignant.
b) Si la situation ne s’améliore pas suite à cette consultation, le conducteur d’autobus scolaire soumet le cas au parent et en dernier lieu à la direction de l’école, avant que tout autre forme de correction, soit engagée par le conducteur.
c) Une fois qu’un cas est soumis à la direction d’école, le conducteur d’autobus scolaire, l’élève et la direction doivent engager les actions qui conviennent à chaque cas. Les sanctions, s’il y a lieu, doivent être connues de tous les prenants, y inclus les parents, avant d’être appliqués.
d) La décision de reporter le cas au service du transport est prise une fois que la direction d’école et le conducteur d’autobus scolaire ont tout fait en leur pouvoir pour régler les différends.
e) Le service du transport du CSCE doit trancher la question.

5. APPELS
Les parties peuvent en appeler à la direction générale qui tranchera la question. Si les parties prenantes ne sont pas satisfaites de la décision, elles peuvent faire appel au Conseil scolaire et cette décision sera finale.

6. CHANGEMENT OU ANNULATION DU TRANSPORT SCOLAIRE
Tel que décrit aux directives administratives # 133 et # 136 certaines situations peuvent occasionner des changements ou des annulations au transport scolaire régulier des élèves. Dans le cas de mauvaises conditions météorologiques, les procédures suivantes s’appliqueront.

6.1 Changement à l’horaire du transport scolaire
a) Le conducteur d’autobus avise le service de transport de la situation.
b) Le conducteur d’autobus avise les parents des changements prévus.
c) Le service du transport avise la direction de l’école des changements prévus.

6.2 Annulation du transport scolaire
a) Le service de transport scolaire est annulé lorsque :
• La température officielle est égale ou inférieure à – 40o C ou
• Les mauvaises conditions de la route rendent le transport impraticable.
b) Les jours de froid extrême ou de température inclémente (-40o C, verglas), la direction générale ou son délégué prendra la décision d’annuler le transport et le communiquera aux parents.
c) Tout conducteur d’autobus scolaire qui annule son parcours d’autobus dans une région
particulière dû aux mauvaises conditions météorologiques, doit en aviser le service du transport scolaire, de préférence avant 6 h 45. Le service du transport avise la direction générale, la direction d’école et les stations de radio locales.
d) Lorsque le transport est annulé, la décision est communiquée aux directions d’école et aux parents.
e) La décision d’annuler le service de transport scolaire pour la journée se prend, de préférence entre 5 h 00 et 6 h 30 du matin ou le soir précédent.
f) La personne responsable du transport communique la décision d’annuler le transport scolaire aux conducteurs d’autobus.
g) La personne responsable du transport fait annoncer les changements à l’horaire du transport scolaire aux médias locaux, sur les sites Web du conseil et envoie les notifications aux parents.

7. ARRÊTS AU CHEMIN DE FER :
Le Conseil scolaire Centre-Est reconnait la nécessité de suivre la loi provinciale et les normes établies concernant l’arrêt des autobus scolaires aux traverses de chemin de fer contrôlées ou non.
a) Afin d’éviter toute confusion avec le trafic en général, les autobus scolaires font un arrêt
obligatoire aux traverses de chemin de fer non-contrôlées seulement.
b) Les autobus scolaires ne font aucun arrêt aux traverses de chemin de fer contrôlées sauf si les lumières sont activées indiquant l’approche d’un train ou que celles-ci sont défectueuses.
c) A l’approche des traverses de chemin de fer non-contrôlées les conducteurs d’autobus scolaires doivent se conformer aux procédures de la loi provinciale.
d) Aux traverses de chemin de fer contrôlées lorsque les lumières sont activées, les conducteurs d’autobus doivent se conformer aux mêmes procédures que celles concernant l’approche des traverses de chemin de fer non-contrôlées.

Références
Education Act , articles 36, 59 (2023)
School Transportation Regulation, articles 67 (2023)
Traffic Safety Act (2022)
Révision – Mai 2023

DIRECTIVE ADMINISTRATIVE 562

PASSAGERS NON-ÉCOLIERS

PRÉAMBULE
Le Conseil scolaire reconnait le besoin d’accepter parfois comme passagers sur ses autobus scolaires des personnes autres que des écoliers. Ces personnes seront admissibles comme passagers par le conducteur d’autobus seulement aux conditions prévues par les directives et procédures de cette politique.

Le Conseil scolaire Centre-Est accepte de transporter parfois des passagers non-écoliers sujet à certaines exigences.

DIRECTIVES GÉNÉRALES
1. Les conducteurs d’autobus peuvent accepter comme passagers non-écoliers dans les autobus scolaires seulement les personnes qui remplissent une des conditions suivantes :
1.1 Une personne qui est identifiée par la direction de l’école comme bénévole à un piquenique,
activités sportives, excursions pédagogiques, classes spéciales ou autres activités semblables.
1.2 Un enfant d’âge préscolaire et qui n’est pas inscrit à la prématernelle dont le parent est engagé comme conducteur d’autobus. L’enfant doit voyager sur l’autobus conduit par le parent.
1.3 Un étudiant venant d’une autre école qui désire passer une journée en classe si il ou elle a rempli les conditions suivantes :
a) obtenu au préalable l’approbation de la direction de l’école ; et
b) être en possession d’une note d’un parent ou gardien faisant la demande de transport par
autobus.
1.4 Un employé du Conseil scolaire, s’il y a suffisamment de place sur l’autobus.

PROCÉDURES
1. Le conducteur d’autobus doit admettre seulement les passagers non-écoliers qui sont admissibles selon cette politique.
2. La personne admise en vertu de la directive 1.1 aura reçu une permission écrite de la direction d’école.
3. Les passagers adultes doivent se conformer aux normes et attentes du transport étudiant.
4. En vertu de la directive 1.2, l’enfant sera admis une fois que le service du transport a autorisé son transport.
5. L’enfant d’âge préscolaire doit être protégé par l’équipement sécuritaire prévu par la Loi. Le conducteur d’autobus doit s’assurer que les dispositions sécuritaires soient bien en place avant de circuler.
6. L’équipement sécuritaire sera installé au moins deux bancs derrière le chauffeur d’autobus.

DIRECTIVE ADMINISTRATIVE 565

VÉHICULE AFFECTÉ AU TRANSPORT SCOLAIRE

Le Conseil scolaire Centre-Est reconnaît la nécessité que tout véhicule affecté au transport scolaire soit sécuritaire et en bon état. Les véhicules affectés au transport scolaire devront satisfaire aux exigences des lois provinciales et nationales et leurs règlements.

DIRECTIVES GÉNÉRALES
Dans la poursuite d’un système de transport sécuritaire, la limite d’âge d’un autobus scolaire sur un trajet régulier du Conseil scolaire Centre-Est sera de moins de 15 ans.

DIRECTIVE ADMINISTRATIVE 566

UTILISATION DE VOITURES PRIVÉES CONDUCTEURS BÉNÉVOLES

PRÉAMBULE
Le Conseil scolaire croit qu’un élève doit être transporté à des activités parrainées par l’école par autobus scolaire, par taxi ou par son parent. Toutefois, occasionnellement, des circonstances spéciales exigent qu’un employé ou une employée du Conseil scolaire, qu’un parent d’un autre élève ou qu’un bénévole transporte l’élève dans sa voiture privée. Or, le Conseil scolaire autorise le transport des élèves par voitures privées lors de circonstances spéciales.

DIRECTIVES
1. La direction de l’école peut autoriser l’usage de voitures privées pour le transport des élèves aux conditions suivantes :
1.1 que des mesures adéquates soient établies afin d’assurer la sécurité des élèves;
1.2 qu’une assurance adéquate de la voiture soit maintenue; et,
1.3 que des adultes responsables soient désignés comme conducteurs.
2. Lorsque des voitures privées sont utilisées pour le transport des élèves, les conditions suivantes doivent être assurées :
2.1 Le conducteur bénévole doit être détenteur d’un permis de conduite de la province de l’Alberta en règle et doit attester au bon état de sa voiture DA 566
2.2 Le conducteur bénévole qui enfreint un règlement du code de la route lorsque des élèves sont à bord de sa voiture se verra passible de perdre de façon permanente le privilège de conduire lors d’activité scolaire.
2.3 L’assurance autrui couvrant la voiture privée utilisée pour le transport d’élèves pour des activités autorisées doit couvrir les blessures corporelles et les dommages à la propriété pour une valeur d’au moins deux millions (2, 000,000 $) de dollars.
2.4 La direction de l’école doit demander au conducteur bénévole confirmation écrite des détails de l’assurance couvrant sa voiture ainsi qu’une copie d’un relevé officiel et courant d’infractions de conduite.
2.5 Le conducteur bénévole qui transporte un élève ou des élèves dans sa voiture doit être avisé que son assurance autrui sera l’assurance principale, c’est à dire qu’elle sera la première à être considérée, en cas de réclamation. Si une personne a l’intention d’agir à titre de conducteur bénévole et transporter occasionnellement des élèves dans sa voiture, il ou elle doit en aviser sa compagnie d’assurance.
2.6 L’assurance autrui du Conseil scolaire fournit une provision de cinq millions de dollars (5,000,000 $) en sus de la police d’assurance autrui du propriétaire. Cette assurance ne couvre pas dommage à ou perte de la voiture privée. Cette deuxième provision couvre le conducteur bénévole seulement lorsqu’il ou elle transporte un élève ou des élèves et / ou autres personnes approuvées à ou d’une activité parrainée par l’école et s’applique seulement à des réclamations présentées de la part des élèves et / ou des autres personnes approuvées.

DIRECTIVE ADMINISTRATIVE 567

UTILISATION DES VÉHICULES DU CONSEIL SCOLAIRE

Le Conseil scolaire possède des véhicules pour l’accomplissement de ses activités. Ces véhicules facilitent les déplacements des personnes autorisées et permettent de réduire les couts administratifs.

Le Conseil scolaire acquiert des véhicules et met ceux-ci à la disposition des personnes autorisées dans le cadre de ses activités.

DIRECTIVES GÉNÉRALES

Acquisition
1. L’achat d’un véhicule doit être autorisé par la direction générale. Celle-ci autorise tout achat sur la base des besoins reliés aux activités du Conseil, dans le cadre des ressources financières disponibles, et en conformité avec le budget annuel.

Utilisation des véhicules
1. Un véhicule ne peut être utilisé que pour des fins autorisées par la direction générale ou par son délégué qui a la responsabilité d’un véhicule. Un véhicule du Conseil est toujours utilisé de préférence à une voiture personnelle pour conduire les affaires du Conseil.
2. Un véhicule du Conseil ne peut être utilisé à des fins personnelles, à moins d’autorisation explicite de la direction générale. Un véhicule emprunté du Conseil ne peut être prêté à une autre personne à moins d’une autorisation écrite de la direction générale ou du secrétaire-trésorier.
3. Aucune personne n’étant pas employée ou élue du Conseil scolaire Centre-Est n’est autorisée de voyager dans un véhicule du Conseil scolaire à moins d’avoir préalablement obtenu l’autorisation de la direction générale.
4. Le secrétaire-trésorier voit à assurer tout véhicule dont il fait l’acquisition.
5. Le secrétaire-trésorier gère l’entretien et les dépenses de fonctionnement des véhicules.
6. Les utilisateurs doivent se conformer aux règles administratives établies par la direction générale. Ils doivent posséder un permis de conduire en règle et sont responsables des infractions au code de la route et autres règlements d’usage qui surviennent lors de l’utilisation d’un véhicule du Conseil.
7. Règle générale, on accorde la priorité d’usage d’un véhicule à la personne qui effectue le déplacement le plus éloigné.
8. L’utilisateur d’un véhicule doit combiner son déplacement avec une autre personne lorsque possible.
9. Généralement, tout véhicule doit être retourné dans son espace de stationnement en fin de journée.
10. Seules les personnes âgées de 21 ans ou plus pourront conduire un véhicule du Conseil scolaire.

Avant l’excursion
1. Une demande d’approbation pour l’utilisation d’un véhicule est effectuée en inscrivant au calendrier partagé du bureau central son nom, la destination, l’heure et le jour de l’utilisation du véhicule.
2. Une photocopie du permis de conduire de l’utilisateur doit avoir été remise au Conseil.
3. L’utilisateur prend possession du véhicule en se rendant à l’endroit convenu.
4. Avant de partir avec le véhicule, l’utilisateur inscrit son nom, le kilométrage et la date au cartable destiné à ces fins.

Durant l’excursion
1. L’utilisateur s’engage à respecter le Code de la route et assume l’entière responsabilité de payer toute contravention survenue lors de ses déplacements avec un véhicule du Conseil.
2. L’utilisateur s’engage à utiliser le véhicule uniquement pour les raisons citées.

Après l’excursion
1. L’utilisateur assure la propreté intérieure et extérieure du véhicule.
2. L’utilisateur s’engage à faire le plein d’essence avant de retourner le véhicule.
3. L’utilisateur s’engage à retourner le véhicule à l’endroit désigné par la direction générale.
4. L’utilisateur inscrit le kilométrage au cartable destiné à ces fins.

DIRECTIVE ADMINISTRATIVE 580

SOLLICITATION À L’ÉCOLE

Sauf avec la permission écrite de la direction générale, les activités de sollicitation suivantes sont interdites dans les écoles :

1. toute activité menée sur la propriété du Conseil scolaire pendant les heures de classe qui permet à un particulier ou à une entreprise commerciale de l’extérieur de tirer un gain financier des élèves (comme la vente ou la distribution de biens ou de billets contre de l’argent). Cette interdiction ne s’applique pas aux activités parrainées par une école, un conseil d’école, ou une association communautaire, si celles-ci ont reçu l’approbation de la direction d’école;

2. toute activité de financement ou de promotion d’un particulier ou d’un organisme de l’extérieur auxquelles les élèves sont contraints de participer;

3. toute activité de financement ou de promotion d’un particulier ou d’un organisme de l’extérieur, dont la participation des élèves est volontaire, et qui n’a pas reçu l’approbation de la direction d’école;

4. tout programme offert aux élèves pendant les heures de classe à l’école ou ailleurs pour lequel des frais sont exigés. Cette interdiction ne s’applique pas aux programmes organisés à l’échelle du Conseil scolaire et qui ont été approuvés par le Conseil, comme le programme de natation et de sécurité aquatique et le programme de plein air;

5. la remise des listes de noms et d’adresses des enseignants ou des élèves à tout particulier, organisme ou entreprise de l’extérieur.

Référence
Article 27 de la loi scolaire (School Act)

DIRECTIVE ADMINISTRATIVE 585

FERMETURE D’ÉCOLE

PRÉAMBULE
Le Conseil reconnait que la fermeture d’une école ou d’une partie d’école, ou le transfert d’élèves, est un mal nécessaire à l’utilisation équitable et responsable des ressources qui lui sont confiées.

Le Conseil doit envisager la fermeture d’une école ou d’une partie d’école, ou le transfert d’élèves, si le nombre d’élèves minimum essentiel de l’école est inférieur au nombre prescrit, à n’importe quel moment pendant l’année scolaire et selon des critères secondaires établis par le Conseil. Le Conseil peut envisager la fermeture d’une école ou d’une partie d’école, ou le transfert d’élèves, si l’examen des critères secondaires le porte à cette démarche.

D’autre part, des considérations particulières peuvent entrer en ligne de compte au moment de décider si l’on doit fermer ou non une école, ou transférer des élèves, en raison du nombre d’élèves. Dans certaines circonstances, il convient de faire preuve de souplesse à l’égard du nombre d’élèves essentiel.

DIRECTIVES GÉNÉRALES
1. Critères secondaires
1.1 Tous les critères pertinents énumérés ci-dessous doivent être considérés au moment de décider en faveur d’une consolidation, d’une fermeture ou d’un transfert:
a) l’emplacement et l’adéquation d’autres établissements scolaires pour les élèves visés;
b) les répercussions sur le programme offert aux élèves (ceux actuellement dans les écoles de
destination et qui seront transférés);
c) les répercussions sur le programme offert dans d’autres écoles;
d) les répercussions sur le transport et les besoins engendrés;
e) les effets sociaux sur la communauté;
f) les projections d’inscriptions futures;
g) les facteurs inhérents au bâtiment scolaire:
o l’âge et la durée utile probable du bâtiment visé par la fermeture;
o les besoins en matière de modernisation du bâtiment;
o l’adéquation générale du bâtiment pour les besoins du programme éducatif.
h) les conséquences d’une fermeture d’école, sur les plans financiers et éducatifs, notamment
sur les couts d’exploitation, les obligations non acquittées et les immobilisations;
i) les conséquences, sur les plans financiers et éducatifs, si l’on ne ferme pas l’école;
j) les besoins en immobilisations de l’école de destination, dont le nombre d’inscriptions
peuvent augmenter.
2. La démarche à suivre en cas de fermeture d’école:
2.1 Lorsque le Conseil envisage la fermeture d’une école, il doit en délibérer à une réunion
ordinaire du Conseil et préciser l’école ou la partie d’école visée.
2.2 Le Conseil doit communiquer les faits et les répercussions d’une fermeture d’école possible par écrit aux parents de chaque enfant affecté par la fermeture. Il doit notamment aborder les conséquences de la fermeture sur les domaines suivants:
a) le secteur de fréquentation de cette école;
b) le nombre d’élèves d’autres écoles, y compris le nombre d’élèves transférés en raison de la
fermeture de l’école;
c) les besoins de transport scolaire et l’étendue des services;
d) les effets sociaux sur la communauté;
e) les répercussions sur le programme offert dans les autres écoles;
f) les répercussions sur le programme offert aux élèves lorsqu’ils fréquenteront d’autres
écoles;
g) les conséquences d’une fermeture d’école, sur les plans financiers et éducatifs, notamment
sur les couts d’exploitation et les immobilisations;
h) les conséquences, sur les plans financiers et éducatifs, si l’on ne ferme pas l’école;
i) les besoins en immobilisations d’autres écoles dont le nombre d’inscriptions peuvent
augmenter en raison de la fermeture;
j) l’aliénation proposée de l’école si elle est entièrement fermée.
3. Lorsque le Conseil songe à fermer une école, il doit organiser et convoquer une réunion publique afin de discuter d’une fermeture possible, de son incidence sur les élèves et le Conseil scolaire, des options offertes et des plans d’implantation éventuels. D’autres réunions peuvent être tenues à des dates et lieux déterminés par le Conseil.
4. La date et le lieu de la réunion publique doivent être:
4.1 affichés bien en vue à cinq endroits ou plus, dans la région de l’école visée par la fermeture proposée, pendant au moins deux semaines avant la date de la réunion publique, et
4.2 publiés dans un journal diffusé dans la région de l’école visée par la fermeture proposée, une
fois par semaine pendant au moins deux mois avant la date de la réunion publique.
5. Le quorum des conseillers ou conseillères doit être atteint à la réunion publique. (art.71)
6. Après la réunion, les électeurs doivent bénéficier d’un délai minimum de trois semaines pour présenter au Conseil leurs réactions à la fermeture possible.
7. Le débat final du Conseil et la mise aux voix de la résolution peuvent se produire seulement une fois en autant que les étapes 1 à 6 ont été accomplies.
8. Au terme du débat final, si le vote est en faveur de la fermeture de l’école, le conseil doit demander sans délai l’approbation du ministre de l’Éducation afin de procéder à la fermeture.

Article 58 de la Loi scolaire